Privatlivspolitik

KILDEN TIL FITNESS’ DATAANSVAR

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gen-nemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personop-lysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi slet-ter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. 
 

KONTAKTOPLYSNINGER PÅ DEN DATAANSVARLIGE

Kilden til Fitness er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Henrik Kilian Eck, kasserer
Adresse: Gyrstinge Bygade 36, 4100 Ringsted
CVR: 33001630
Telefonnr.: 61689185 (kasserer)
Mail: kasserer@tilfitness.dk
Website: www.kildentilfitness.dk

BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

Vi behandler følgende personoplysninger:
 

1) Medlemsoplysninger: 

- Almindelige personoplysninger:
o Navn
o Køn
o Adresse
o Indmeldelsesdato
o Telefonnr.
o Fødselsdato
o E-mail adresse

- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: 
o Ingen
 

2) Oplysninger om ledere og trænere: 

- Almindelige personoplysninger: 
o Navn
o Køn
o Adresse
o Indmeldelsesdato
o Telefonnr.
o Fødselsdato
o E-mail adresse

- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: 
o CPR-nummer
o Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
 

HER INDSAMLER VI OPLYSNINGER FRA

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn og børneattest  
Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse
 

FORENINGENS FORMÅL MED BEHANDLING AF DINE PERSONOPLYSNIN-GER

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. 
Lovlige grunde til behandling er særligt: 
Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (inte-resseafvejningsreglen)
At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
Behandling efter lovkrav
Behandling med samtykke
 
Formålene:
 

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger: 

Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning 
Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
Levering af varer og ydelser du har bestilt 
Administration af din relation til os
 

2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere: 

Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
Opfyldelse af lovkrav
Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
Administration af din relation til os
 

VI BEHANDLER KUN PERSONOPLYSNINGER UD FRA LEGITIME INTERES-SER

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejnings-reglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) inte-resser som:
Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v. 
Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling 
Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v. 
Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen 
Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbin-delse med idrætsaktivitet
Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af op-lysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage in-formation og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop-lysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
 

SAMTYKKE

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhen-ter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale me-dier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
 

VIDEREGIVELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer. 
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til id-rætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.  
 

OPBEVARING OG SLETNING AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i over-ensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop-lysninger i et år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede ledere og trænere: 
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overens-stemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop-lysninger i et år efter kalenderåret efter dit virke er ophørt
Lønnede ledere og trænere: 
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overens-stemmelse med følgende kriterier: 
Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i fem år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i fem år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
 

DINE RETTIGHEDER

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse 
Retten til sletning 
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse 
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine per-sonoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsy-net.
 

REVIDERING AF PRIVATLIVSPOLITIKKEN

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til an-den. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.  
 
Kilden til Fitness
20.05.2018 
Kilden til Fitness - Landsbyhuset| Gyrstinge Bygade 36 | 4100 Ringsted - cvr.nr. 33001630